구글 앱스, 구글 드라이브를 위한 20가지 전자결재 필수 기능

국내에서도 많은 기업이나 학교 등에서 구글앱스 비즈니스 버전(Google Apps for Work) 도입이 점점늘어나고 있습니다. 특히, 구글 독스와 같은 실시간 협업을 위한 문서 도구와 구글 드라이브를 잘 활용하면 많은 사람들이 함께 일하는 협업 공간을 구축하여 생산성을 높일 수 있습니다.

하지만 구글 문서의 경우 수평적인 협업은 용이하나 체계적인 협업 체계, 가령 프로젝트나 업무를 위한 승인 프로세스 등 전자 결재 기능은 지원하지 않습니다.

구글앱스 전자결재 솔루션인 콜러베이트는 구글앱스, 또는 Gmail 계정만 있다면 누구나 쉽게 사용 가능한 국내 최초 구글 기반 협업 중심 문서관리 어플리케이션입니다.

콜러베이트는 전자결재, 태그, 문서 중앙화 등 다양한 기능을 제공하며, 국내 기업에서 특히 많이 사용 중인 전자결재 기능을 중심으로 “전자결재 시스템이 갖춰야 하는 필수 기능 20가지 및 사례”를 소개합니다.

구글 독스, 워드, 엑셀, 이미지 등 모든 문서와 파일에 대한 전자결재 지원

구글 독스, 구글 시트, 구글 슬라이드에서 여러 사람과 함께 작업하는 동시에 체계적인 전자결재 체계를 디자인 할 수 있습니다. 문서 생성, 의견 공유, 검토와 편집, 결재 승인 과정이 동시에 일어나게 되므로 자칫 복잡해질 수 있는 구글 문서 협업이 매끄럽게 이루어집니다. 구글 문서 도구 형식이 아닌 MS 오피스 파일, 이미지, 영상 파일 등도 함께 결재 가능합니다.
구글 독스, 구글 시트에서 즉시 전자결재 부가기능 (애드온) 진행

구글 닥스와 구글 시트를 자주 사용하는 분이라면 콜러베이트 부가기능(애드온)을 사용하여 바로 전자결재를 진행할 수 있습니다. 애드온 (구글 독스, 구글 시트)을 사용하면 콜러베이트 어플리케이션을 구동하지 않아도 전자결재가 가능하기 때문에 결재 상신, 검토, 결재 승인이 더욱 빠른 속도로 이루어집니다.
구글 드라이브에서 전자결재 직접 실행 가능

구글 드라이브에서도 바로 콜러베이트 전자결재를 실행할 수 있습니다. 구글 독스 (Google Docs), 구글 시트 (Google Sheets), 구글 프레젠테이션 (Google Slide) 뿐만 아니라 MS 워드, 엑셀, 파워포인트 등 오피스 파일, PDF, 이미지 파일 (JPG, PNG) 등 모든 형식의 파일을 콜러베이트에서 바로 열 수 있습니다.
정해진 구글 문서 양식 (템플릿)을 활용한 문서 생성과 전자결재 지원

기안문, 지출결의서, 각종 신청서 등 자주 사용하는 문서를 양식으로 저장해두고 문서를 빠르게 만들고 전자결재에 활용할 수 있습니다. 문서의 포맷 뿐만 아니라 양식 별로 다른 결재 승인자를 미리 지정할 수 있어 매번 같은 결재자를 지정하는 데 드는 시간을 줄일 수 있습니다. 콜러베이트 양식 (템플릿) 기능은 개인 템플릿과 공용 템플릿으로 구분됩니다.
자동 소유권 이전 - 문서/파일의 중앙화 지원

콜러베이트에서 문서나 파일을 결재 상신하게 되면 해당 문서/파일의 소유권이 자동으로 조직 내 문서 관리자에게 이전됩니다. 조직의 소중한 자산인 문서를 전자결재와 함께 자산화 할 수 있으며, 입사자/이직자 등 인원 변동 사항이 생기더라도 소유권 문제 없이 안전하게 문서를 관리할 수 있습니다.
유기적인 편집 권한 설정

결재 상신자는 여러 명의 결재 승인자에게 다른 편집 권한을 부여할 수 있습니다. 수정 권한, 또는 코멘트 (댓글) 권한을 원하는 사람에게 부여할 수 있으며, 결재 상신자 또한 필요한 경우 자신의 편집 권한을 그대로 유지할 수 있습니다.
이메일 계정만 있다면 외부 사용자(고객, 파트너)에게도 상신 가능

구글 문서를 Gmail, 구글앱스 등 구글 계정을 보유한 사람들과 공유할 수 있는 것처럼 콜러베이트 역시 같은 방식으로 작동합니다. 문서 작성자는 회사 내의 동료 뿐만 아니라 고객, 파트너사 등 외부의 사람들에게도 상신하여 문서 내용을 함께 리뷰하고 결재 받을 수 있습니다.
자주 사용하는 결재권자 저장 및 불러오기 지원

특정 사람들에게 반복적으로 문서를 상신한다면 이 결재자들을 자주 사용하는 결재자 리스트에 즐겨찾기 형태로 저장할 수 있습니다. 즐겨찾기 등록 후에는 저장된 리스트에서 결재권자를 간편하게 불러올 수 있어 매번 결재권자를 입력할 필요가 없습니다.
두 가지 결재 방식 - 수직적 승인 결재 / 수평적 합의 결재 지원

콜러베이트에서는 기본적으로 여러 단계의 결재선을 만들어 순차적 승인 프로세스를 구축할 수 있습니다. 뿐만 아니라 하나의 결재선에 여러 사람을 추가하여 여러 사람이 동시에 문서를 검토/승인하는 합의 결재 또한 가능합니다.

합의 결재 진행 시 모든 사람이 동의해야 다음 단계로 넘어가게 하거나, 여러 사람 중 한 사람이 동의하면 다음 단계로 결재 순서가 넘어가도록 설정할 수 있습니다.
여러 개의 문서와 파일을 동시에 결재 지원

지금까지는 주로 문서와 PDF, 이미지 파일 등 근거 자료를 함께 이메일 첨부하여 다른 사람에게 발송해왔습니다. 콜러베이트에서는 이메일 없이도 문서 뿐만 아니라 모든 형태의 파일을 다중 결재 형태로 동시에 결재할 수 있습니다.

결재권자가 상신된 문서를 검토하는 경우 여러 개의 파일은 묶음 파일로 표시되어 문서와 파일 간의 연결 관계를 쉽게 볼 수 있습니다.
이미 결재 상신한 문서의 결재자 정보 수정, 결재 프로세스 취소 가능

결재 진행 중인 문서에 새로운 결재권자를 추가하거나 기존의 결재권자를 제외하고 싶을 때 결재선 정보를 변경할 수 있습니다. 또한 결재 프로세스 자체를 취소하는 것 역시 가능합니다.
전자결재 현황 자동 알림, 결재 승인 재요청 알림 메일 발송 가능

문서를 결재 상신하고 결재권자가 승인할 때, 혹은 결재 내용에 변경 사항이 있을 때 자동으로 알림 메일이 발송됩니다. 또한 일부 결재권자는 개인 사정으로 인해 결재 승인을 제 시간에 완료하지 못하는 경우가 있습니다.

이런 경우, 관리자가 특정 시점까지 결재 승인이 완료되지 않으면 자동으로 재요청 메일이 발송되도록 설정하거나 개인 사용자가 한 번의 클릭으로 결재 승인 재요청 메일을 보낼 수 있습니다.

각 조직 환경에 맞는 메뉴/기능명 구성지원

콜러베이트의 기능과 메뉴의 이름을 업무 환경에 맞게 변경할 수 있습니다. 예를 들어 전자결재 프로세스의 “승인/반려"라는 문구를 “검토/재고"로 변경하여 사용 가능합니다.
자동 문서 채번 설정 지원

문서가 결재 상신되면 회사 이름, 팀 명, 문서 번호 등 여러 가지 정보를 포함한 채번이 자동으로 붙습니다. 따라서 전자결재된 문서는 팀별로 순차적으로 저장되며 관리자는 결재 문서를 차곡차곡 정리할 수 있습니다.

모바일 전자결재 지원

콜러베이트는 데스크탑 뿐만 아니라 안드로이드, 아이폰, 태블릿 PC 등 모든 기기와 호환됩니다 (웹 최적화 어플리케이션). 이동 중에도 문서 생성부터 결재 문서 검토, 승인/반려 모두 가능합니다.

[콜러베이트 모바일 버전]

결재 문서 회람 - 수신처, 협조처 지원

결재 승인이 완료된 문서는 수신처에 포함된 팀원이나 협조처에 포함된 관련 부서에 자동으로 전달됩니다. 예를 들어 비용 집행을 위한 문서를 전자결재 처리 하는 경우 비용을 정산하는 사람이 부서장에게 승인을 받고, 승인이 완료되면 해당 내용이 자동으로 회계 부서에 전달되도록 설정할 수 있습니다.
승인 문서에 대한 전자결재 이력 등 PDF 인쇄 (결재 이력 포함)

결재 승인 완료된 문서를 PDF 형태로 변환하여 인쇄할 수 있습니다. PDF 문서의 첫 페이지에는 결재 승인 이력과 결재권자의 전자 서명, 문서 URL 등 필수 정보가 나열됩니다. 2페이지부터는 문서의 본문 내용과 함께 결재 처리된 이미지 혹은 문서가 순서대로 인쇄됩니다.

[PDF 인쇄 화면 첫 페이지 - 결재 이력과 전자서명]

태그 - 문서/파일 라벨링 연동 지원

문서나 파일에 원하는 태그를 라벨링 형태로 부착하여 원하는 문서만 골라볼 수 있습니다. 전자결재 진행 시 태그를 부착하면 문서를 종류별로 관리할 수 있으며, 태그는 구글 드라이브에서도 검색됩니다. 태그는 개인용 태그와 공용 태그로 분류됩니다.

전자결재 현황 조회
전자결재된 문서의 상태를 종류별로 실시간 확인할 수 있습니다. 각 메뉴에서는 내가 받은 결재 문서, 내가 누군가에게 보낸 결재 문서 등을 종류별로 구분하여 조회 가능합니다.

전결 기능 - 대리/위임 결재 기능

관리자의 설정에 따라 상위 결재선에 있는 사람을 대신해서 하위 결재권자가 결재 승인을 대신할 수 있습니다. 전결 승인 시 상위 결재자들의 결재 상태가 모두 “승인"으로 자동 변경됩니다.

귀사를 위한 최적의 전자 결재 옵션

여러분이 속한 조직에서는 앞서 소개한 스무 가지 전자결재 관련 기능 외에도 다양한 기능에 대한 니즈가 있을 수 있습니다. 내 조직에 맞게 전자결재 프로세스를 최적화 하거나, SAP나 오라클 ERP 등 타 기간계 솔루션과 전자결재 기능의 통합을 원하신다면 ‘콜러베이트 API’를 활용하여 커스터마이제이션 (System Integration)이 가능합니다.

여러분의 기업을 위한 최적의 클라우드 기반 전자결재 구축을 원하신다면 국내 콜러베이트 파트너사 넷킬러에 문의해주십시오.